Privacybeleid

VixxiKids, handelend onder de naam VixxiKids, is verantwoordelijk voor persoonsgegevens die worden verwerkt voor onder meer de website, abonnementsaanvragen, klantenservice, beveiliging, facturering en het beheer van de eigen dienstverlening.

Bij schoolgebruik kunnen de school en VixxiKids verschillende privacyrollen hebben.

De school bepaalt doorgaans waarom leerling- en leerkrachtgegevens binnen de schoolomgeving worden gebruikt, welke leerlingen deelnemen, welke opdrachten worden klaargezet en wie resultaten mag bekijken. Voor die verwerkingen is de school doorgaans verwerkingsverantwoordelijke.

VixxiKids verwerkt deze gegevens in opdracht van de school om het platform te leveren en treedt daarbij doorgaans op als verwerker. De afspraken hierover worden waar nodig vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Voor eigen bedrijfsprocessen, zoals abonnementsadministratie, facturering, beveiliging en zakelijke communicatie, kan VixxiKids zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van de rol van de gebruiker en de gebruikte functies.

School- en abonnementsgegevens

• naam en contactgegevens van de school;
• BRIN-nummer en gegevens van het schoolbestuur;
• naam, functie en contactgegevens van de aanvrager of schoolbeheerder;
• gekozen pakket, aantal leerkrachtplekken, aantal klassen, looptijd en ingangsdatum;
• factuuradres, tenaamstelling, kostenplaats, PO-nummer en factuurkenmerk wanneer van toepassing;
• correspondentie over de aanvraag, overeenkomst en ondersteuning.

Accountgegevens van medewerkers

• naam;
• zakelijk e-mailadres;
• school, rol en gebruikersrechten;
• versleutelde of extern beheerde inloggegevens;
• accountstatus en relevante instellingen;
• inlog- en beveiligingsinformatie.

Gegevens van leerlingen

• voornaam, initialen, bijnaam, leerlingcode of ander door de school gekozen identificatiemiddel;
• school, klas, groep en onderwijsniveau;
• toegewezen en gekozen leerdoelen;
• gemaakte oefeningen, antwoorden en scores;
• voortgang, feedback en oefenhistorie;
• instellingen, gekozen onderwerpen, badges, virtuele beloningen en avatarinformatie;
• technische informatie die nodig is om een sessie te laten werken en misbruik te voorkomen.

Technische en gebruiksgegevens

• IP-adres;
• apparaat-, browser- en sessiegegevens;
• datum en tijd van gebruik;
• bezochte onderdelen en uitgevoerde acties;
• foutmeldingen en technische logbestanden;
• beveiligingssignalen en vermoedens van misbruik.

We vragen scholen en gebruikers om geen onnodige bijzondere persoonsgegevens in te voeren. Denk aan medische informatie, diagnoses, religieuze gegevens of uitgebreide informatie over de thuissituatie.

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een doel en een geldige grondslag bestaan.

Wanneer toestemming de grondslag is, kan die toestemming worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

Leerlinggegevens verdienen extra bescherming. We richten het platform daarom in volgens de uitgangspunten van gegevensminimalisatie, beperkte toegang en passende beveiliging.

De school kiest welke leerlinggegevens noodzakelijk zijn en welke leerkrachten of andere bevoegde medewerkers de gegevens mogen bekijken.

Leerlinggegevens worden niet verkocht. Ze worden niet gebruikt om leerlingen persoonlijke commerciële advertenties te tonen.

Scholen worden aangemoedigd om waar mogelijk een leerlingcode, voornaam of andere beperkte aanduiding te gebruiken in plaats van meer identificerende gegevens.

Het platform is niet bedoeld voor het invoeren van complete leerlingdossiers, medische dossiers of uitgebreide zorgdocumentatie.

Het platform kan AI gebruiken om onderwijsinhoud te genereren, bijvoorbeeld teksten, vragen, feedback en suggesties voor passende oefeningen.

Bij het gebruik van AI streven we ernaar alleen gegevens te verwerken die nodig zijn om de gevraagde functie uit te voeren. Gebruikers moeten geen bijzondere of onnodige persoonsgegevens opnemen in onderwerpen, prompts of vrije tekstvelden.

We gebruiken resultaten en oefengegevens om binnen het platform passende inhoud of leerdoelen voor te stellen. Zulke aanbevelingen zijn ondersteunend en worden niet gebruikt voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen voor een leerling.

Leerkrachten blijven verantwoordelijk voor de beoordeling van gegenereerd materiaal en voor onderwijsbeslissingen.

Voordat externe AI-dienstverleners met persoonsgegevens worden gebruikt, worden afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid, bewaartermijnen en het gebruik van gegevens.

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, wanneer de school daarvoor opdracht geeft of wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

Mogelijke categorieën ontvangers zijn:

• hosting- en cloudleveranciers;
• database- en beveiligingsleveranciers;
• e-mail- en ondersteuningsdiensten;
• betalings- en facturatiediensten;
• AI-dienstverleners, uitsluitend voor zover noodzakelijk en passend ingericht;
• professionele adviseurs die aan geheimhouding zijn gebonden;
• toezichthouders of overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten we waar vereist een verwerkersovereenkomst.

Persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd aan advertentiebedrijven.

We geven de voorkeur aan opslag en verwerking binnen de Europese Economische Ruimte.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen we voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen. Dat kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen zijn.

Waar nodig beoordelen we aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Definitieve bewaartermijnen kunnen nader worden uitgewerkt in de verwerkersovereenkomst met een school.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de mogelijke risico’s.

Maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• versleutelde verbindingen;
• beveiligde hosting en databases;
• rollen en beperkte toegangsrechten;
• veilige verwerking van wachtwoorden;
• logging en controle op verdacht gebruik;
• back-ups en herstelprocedures;
• updates en beheer van kwetsbaarheden;
• geheimhoudings- en verwerkersafspraken met leveranciers.

Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen. Bij een vermoeden van een beveiligingsprobleem kan contact worden opgenomen via support@vixxikids.nl.

Het platform kan noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gebruiken om gebruikers ingelogd te houden, instellingen te onthouden, beveiliging mogelijk te maken en de website technisch te laten functioneren.

Voor noodzakelijke cookies is meestal geen voorafgaande toestemming nodig. Wanneer later analytische, personalisatie- of marketingcookies worden toegevoegd waarvoor toestemming vereist is, vragen we die toestemming voordat deze cookies worden geplaatst.

Gebruikers kunnen cookies via hun browser verwijderen of blokkeren. Hierdoor kunnen noodzakelijke onderdelen van het platform minder goed werken.

Zodra aanvullende niet-noodzakelijke cookies worden gebruikt, publiceren we een afzonderlijke en actuele cookieverklaring.

Afhankelijk van de situatie hebben betrokkenen onder de AVG onder meer het recht om:

• informatie te ontvangen over de verwerking;
• persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• toestemming in te trekken;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer VixxiKids gegevens uitsluitend in opdracht van een school verwerkt, wordt een verzoek over leerling- of leerkrachtgegevens doorgaans door de school behandeld. We ondersteunen de school waar dat nodig is.

Een verzoek kan worden gestuurd naar privacy@vixxikids.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren. Daarbij vragen we niet meer informatie dan noodzakelijk.

We reageren binnen de wettelijke termijn. Wanneer een verzoek complex is of veel verzoeken tegelijk worden ontvangen, kan de termijn onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd. De verzoeker wordt daarover geïnformeerd.

VixxiKids is gericht op onderwijs en kan daarom gegevens van minderjarige leerlingen verwerken in opdracht van een school.

De school is verantwoordelijk voor een geldige grondslag voor het gebruik van leerlinggegevens en voor passende informatie aan leerlingen en hun ouders of verzorgers.

Leerlingen kunnen niet zelfstandig namens een school een betaald schoolabonnement afsluiten.

Een ouder of verzorger die vragen heeft over gegevens die via de school zijn ingevoerd, kan zich in eerste instantie wenden tot de betreffende school. De school kan vervolgens contact opnemen met VixxiKids.

Mogelijke datalekken en beveiligingsincidenten worden onderzocht en gedocumenteerd.

Wanneer VixxiKids als verwerker optreedt, informeren we de betreffende school zonder onredelijke vertraging over een relevant incident, zodat de school haar wettelijke verplichtingen kan beoordelen.

Wanneer VixxiKids zelf verwerkingsverantwoordelijke is, beoordelen we of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en communicatie aan betrokkenen verplicht is.

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte leveranciers of wetgeving veranderen.

De actuele versie staat altijd op https://www.vixxikids.nl/privacy. Bij belangrijke wijzigingen informeren we scholen of gebruikers waar passend via het platform of per e-mail.

Bovenaan deze pagina staat de datum van de meest recente versie.

Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy kan contact worden opgenomen met:

Vermeld bij een verzoek zo duidelijk mogelijk op welke gegevens en welke schoolomgeving het verzoek betrekking heeft.

Wanneer een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, heeft een betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.