Privacyverklaring

VixxiKids is een dienst van K. Enterprises, KvK 97178853, gevestigd in Bodegraven, Nederland. Btw-id: NL005254003B91.

Voor persoonsgegevens die VixxiKids voor de eigen website, accountadministratie, klantenservice, facturering, beveiliging en bedrijfsvoering verwerkt, is K. Enterprises in beginsel verwerkingsverantwoordelijke.

Contact over privacy: privacy@vixxikids.nl.

Wanneer een school VixxiKids inzet voor leerlingen en leerkrachten, bepaalt de school in veel gevallen het doel en de inrichting van die onderwijsverwerking. De school is dan verwerkingsverantwoordelijke en VixxiKids verwerkt de gegevens als verwerker volgens de instructies van de school.

Voor die verwerking gelden de afspraken uit de Verwerkersovereenkomst.

Afhankelijk van het gebruik kan het gaan om naam, e-mailadres, account- en rolgegevens, school- en groepsgegevens, leerlingweergavenaam of gebruikersnaam, missie- en voortgangsgegevens, antwoorden, scores, technische loggegevens, abonnementsinformatie en communicatie met VixxiKids.

VixxiKids is niet bedoeld voor het opslaan van uitgebreide leerlingdossiers, medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens. Gebruikers worden gevraagd zulke informatie niet onnodig in vrije tekstvelden of AI-functies te plaatsen.

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt om accounts aan te maken en te beveiligen, missies aan leerlingen te tonen, voortgang en resultaten vast te leggen, schoolrollen en toegangsrechten te beheren, abonnementen uit te voeren, ondersteuning te bieden, misbruik te voorkomen en de dienst technisch te laten functioneren.

De juridische grondslag hangt af van de verwerking. Dit kan onder meer uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of — bij schoolgegevens — de grondslag en instructie van de school zijn.

Leerlinggegevens worden alleen verwerkt voor de onderwijsfuncties waarvoor de school of leerkracht VixxiKids inzet. Leerlinggegevens worden niet verkocht aan adverteerders en niet gebruikt voor persoonlijke advertenties.

Toegang tot leerlinggegevens wordt beperkt tot gebruikers en systemen die deze gegevens voor hun taak nodig hebben.

Bij sommige functies kan VixxiKids de noodzakelijke opdrachtinhoud naar een externe AI-dienst sturen om de gevraagde generatie uit te voeren. Alleen informatie die nodig is voor de betreffende functie hoort te worden aangeleverd.

VixxiKids kan technische gegevens over AI-gebruik vastleggen, zoals gebruiker, soort functie, tijdstip, model, succes/foutstatus en quotagebruik. Daarbij hoeft de volledige inhoud van een bron niet als telemetrie te worden opgeslagen.

De verwerking door externe AI-aanbieders valt tevens onder de met die leverancier gekozen instellingen en contractuele afspraken. VixxiKids doet daarom geen algemene belofte dat iedere externe leverancier gegevens op exact dezelfde manier verwerkt.

Een bron die voor Flexmissie wordt aangeleverd, wordt gebruikt om de door de gebruiker gevraagde missie te maken. De oorspronkelijke Flexmissiebron en ruwe bronextractie worden niet door VixxiKids toegevoegd aan de Inhoudsbank en niet als herbruikbare bron voor andere gebruikers opgeslagen.

Waar technisch mogelijk vindt bronverwerking tijdelijk plaats tijdens de aanvraag. De definitieve missie wordt alleen in de bestaande missie-opslag bewaard wanneer de leerkracht kiest voor opslaan of inzetten. De definitieve missie kan noodzakelijke afgeleide tekst, vragen en antwoorden bevatten.

VixxiKids gebruikt aangeleverd Flexmissiebronmateriaal niet als eigen trainingsdataset of kandidatenbank. Dit zegt niet automatisch iets over de technische verwerking door een ingeschakelde externe AI-leverancier; daarvoor gelden de betreffende leveranciersafspraken.

Voor het eerste gebruik geldt het Flexmissie Upload- & AI-beleid.

VixxiKids kan dienstverleners inschakelen voor hosting, database, e-mail, beveiliging, betaling, ondersteuning en AI-verwerking. Deze partijen krijgen alleen toegang voor zover dat voor hun taak nodig is en worden waar vereist contractueel gebonden.

Een actuele lijst van belangrijke subverwerkers kan bij VixxiKids worden opgevraagd en kan later op de website worden gepubliceerd.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruikt VixxiKids waar vereist een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, de uitvoering van de overeenkomst, beveiliging, wettelijke bewaarplichten of het afhandelen van geschillen.

Schoolgegevens worden na het einde van de verwerkersrelatie verwijderd, teruggegeven of geanonimiseerd volgens de afspraken met de school en voor zover wettelijke verplichtingen verdere bewaring niet vereisen.

VixxiKids neemt passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en het risico, waaronder toegangsbeperking, rolcontrole, veilige sessies, transportbeveiliging waar ondersteund, logging en beheer van server-side bevoegdheden.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Beveiligingsmaatregelen worden daarom periodiek aangepast aan de ontwikkeling van het platform en relevante risico's.

Afhankelijk van de situatie kunnen betrokkenen recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Bij schoolgegevens kan VixxiKids een verzoek doorsturen naar of afstemmen met de school, omdat de school daar verwerkingsverantwoordelijke kan zijn.

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar privacy@vixxikids.nl. Voor identificatie kan aanvullende informatie nodig zijn.

VixxiKids is een onderwijsplatform. Leerlingaccounts en leerlingtoegang worden binnen de schoolcontext ingericht door bevoegde volwassenen. De school blijft verantwoordelijk voor de eigen informatieplicht en grondslag voor het gebruik van leerlinggegevens.

VixxiKids onderzoekt relevante beveiligingsincidenten en informeert een school zonder onredelijke vertraging wanneer een incident waarschijnlijk gevolgen heeft voor persoonsgegevens die namens die school worden verwerkt. De school bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke of een melding aan toezichthouder of betrokkenen nodig is, tenzij de wet rechtstreeks een andere verplichting oplegt.

Bij materiële wijzigingen wordt een nieuwe versie van deze privacyverklaring gepubliceerd. Waar nodig wordt opnieuw informatie gegeven of om een nieuw akkoord gevraagd voor documenten waarvoor akkoord vereist is.

Een betrokkene kan daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.